AI로 업무 안내문 다듬기, 독자가 바로 행동하게 쓰는 연습
업무 안내문을 AI에게 다듬어 달라고 했는데, 문장만 공손해지고 해야 할 일은 여전히 흐릿한 경우가 있습니다. “관련 사항을 확인하시어 협조 부탁드립니다”라는 말만으로는 독자가 무엇을 어디에 보내야 하는지 알기 어렵습니다. 이번 연습의 목표는 문서를 멋지게 꾸미는 것이 아니라, 읽은 사람이 다음 행동을 찾을 수 있게 만드는 것입니다.
독자와 행동을 먼저 정합니다
안내문을 쓰기 전에 두 가지를 적어 보세요. 누가 읽는지, 읽고 나서 무엇을 해야 하는지입니다. 같은 행사라도 참가자에게는 준비물과 도착 장소가, 운영 담당자에게는 준비 순서가 필요합니다. 이 둘을 한 문서에 섞으면 필요한 정보를 찾기 어려워집니다.
미국 연방총무청의 공개 글쓰기 안내는 독자에 맞는 명료한 표현을 권하며, 능동적인 문장이 누가 무엇을 하는지 분명하게 만든다고 설명합니다. 이를 업무 안내문에 적용해 “제출이 요청됩니다”를 “참가자는 신청서를 제출해 주세요”처럼 바꿔 볼 수 있습니다. 한국어의 모든 피동 표현을 없애야 한다는 뜻은 아닙니다. 책임과 행동이 드러나는지가 판단 기준입니다.
가상의 안내문으로 연습합니다
다음 내용은 교육을 위해 만든 예시입니다. 실제 행사나 JMT AI 운영 공지가 아닙니다. 실습에서는 회사 자료를 가져오는 대신 아래처럼 가상의 상황을 사용해도 충분합니다.
예시 원문: 다음 주 문서 작성 연습 모임을 진행합니다. 참석하시는 분은 사전 자료를 준비하시어 지정된 곳으로 전달 부탁드립니다. 시작 전에 도착해 주시고, 준비가 어려운 사항은 사전에 말씀 부탁드립니다.
이 문장에는 날짜, 자료의 종류, 전달할 곳이 없습니다. AI가 빈칸을 알아서 채우면 그럴듯한 허위 공지가 될 수 있습니다. 먼저 사람이 정한 연습 조건을 따로 제공합니다. 이번 예시에서는 모임 날짜를 11월 5일, 시작 시각을 오후 2시, 장소를 연습실 A, 준비물을 직접 만든 가상 안내문 한 장으로 정합니다. 자료 제출 방법은 아직 정하지 않은 상태로 둡니다.
요청 예시: 위 원문을 처음 참가하는 사람을 위한 안내문으로 고쳐 주세요. 제공한 연습 조건만 사용하세요. 첫 문장에 모임 날짜와 시작 시각을 적고, 이어서 장소와 준비물을 안내하세요. 자료 제출 방법은 ‘확인 필요’로 남겨 주세요. 독자가 해야 할 행동이 드러나게 쓰고, 정하지 않은 마감 시각이나 연락처를 추가하지 마세요. 마지막에 원문에서 빠져 있던 정보와 아직 결정하지 않은 정보를 구분해 알려 주세요.
고친 문장에서 빈칸을 찾습니다
요청에 맞춘 문장은 다음처럼 구성할 수 있습니다. 아래도 편집한 예시이며 실제 AI 서비스의 실행 결과를 인용한 것이 아닙니다.
11월 5일 오후 2시에 연습실 A에서 문서 작성 연습 모임을 엽니다. 참가자는 직접 만든 가상 안내문 한 장을 준비해 주세요. 자료 제출 방법은 확인 필요입니다. 준비가 어려운 경우의 연락 방법도 확인 필요입니다.
원문에 있던 “시작 전에 도착”은 구체적인 도착 시각을 뜻하지 않습니다. 이를 “오후 1시 50분까지 입실”로 바꾸려면 별도의 결정이 필요합니다. 예시 문장에 도착 안내가 빠졌다는 점도 검토 메모에 남기세요. 빠진 조건을 발견하는 연습과 최종 문구를 확정하는 일은 함께 진행해야 합니다.
또한 확인 필요라는 말이 남은 문서는 연습용 초안입니다. 공개 전에는 제출 방법과 연락 방법을 결정해 문장을 완성해야 합니다. 문장이 짧아졌더라도 필수 조건이 사라졌다면 수정이 끝난 것이 아닙니다.
독자 역할로 다시 읽습니다
이번에는 문서를 덮고 “언제 어디로 가는가”, “무엇을 준비하는가”, “자료는 어떻게 보내는가”에 답해 보세요. 답이 문장에 없으면 내용을 보완합니다. AI에게도 같은 질문을 던져 모호한 부분을 찾게 할 수 있지만, 실제 독자가 이해했다는 증거로 대신할 수는 없습니다.
가능하다면 동료 한 사람에게 안내문을 보여 주고 자기 말로 설명해 달라고 부탁하세요. 무엇을 해야 하는지 다르게 이해했다면 그 부분을 다시 씁니다. 공개 문서를 읽고 이해를 확인하는 원칙을 바탕으로 구성한 연습이며, 특정 제품의 최신 기능이나 유료 설정 없이도 적용할 수 있습니다. 이번에는 안내문 한 장에서 독자, 행동, 미결정 사항을 구분하는 데 집중해 보세요.
참고한 공개 문서
Digital.gov의 Writing for understanding에서 독자 중심 표현과 행동 주체를 드러내는 문장 원칙을 참고했습니다. Test for understanding은 독자가 내용을 이해하는지 확인하는 접근의 참고 자료입니다. 안내문과 요청문은 이 글을 위해 별도로 구성한 교육용 예시입니다.
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