AI로 업무 절차서 점검하기, 순서와 예외를 찾는 연습
업무를 넘겨받고 절차서를 펼쳤는데 “자료 확인 후 정리하고 공유한다”라는 문장만 있다면 어디서 시작해야 할까요? AI에게 단계별로 바꿔 달라고 하면 목록은 금방 생깁니다. 그러나 번호가 붙었다고 실행할 수 있는 절차가 되는 것은 아닙니다. 이번에는 가상의 자료 정리 업무로 순서와 예외를 점검하는 연습을 해봅니다.
시작 조건과 끝난 상태를 적습니다
절차서를 만들기 전에 무엇이 준비되어 있어야 하는지, 어떤 상태가 되면 끝인지 정합니다. “자료 정리하기”보다 “가상 연습 파일 세 개를 분류하고, 사람이 검토할 목록을 만든다”가 결과를 확인하기 쉽습니다. 실제 파일을 옮기는 일과 옮길 계획을 쓰는 일도 구분하세요. 이번 연습에서는 계획만 작성합니다.
Google의 공개 문서 작성 지침은 절차를 과업 수행을 위한 번호 있는 단계로 설명하며, 일반적으로 한 단계에 한 행동을 담도록 권합니다. 이 글에서는 그 원칙을 업무 절차 검토에 적용합니다. AI를 활용하는 요청문과 아래의 분류 규칙은 이 글을 위해 만든 자체 예시입니다.
가상의 규칙을 먼저 제공합니다
다음은 교육용 예시이며 실제 회사의 파일이나 JMT AI 운영 규칙이 아닙니다. 준비물은 빈 문서 한 장과 가상 파일 목록입니다. 파일 A는 제목이 ‘연습 자료’이고 상태가 ‘검토 완료’입니다. 파일 B는 같은 제목에 상태가 ‘초안’입니다. 파일 C는 제목이 비어 있고 상태가 ‘검토 완료’입니다. 파일 내용이나 개인정보는 필요하지 않습니다.
예시 규칙은 세 가지입니다. 제목이 있고 검토 완료인 항목만 공유 후보로 분류합니다. 초안은 보류합니다. 제목이 없으면 다른 조건보다 먼저 확인 요청으로 분류합니다. 이름이 같다는 이유만으로 중복이라고 판단하거나 삭제하지 않습니다. 마지막에는 모든 파일이 어느 분류에 들어갔는지 목록을 남깁니다.
요청 예시: 위 가상 파일 목록과 규칙만 사용해 사람이 따라갈 절차 초안을 작성해 주세요. 시작 조건, 번호 있는 처리 단계, 종료 조건을 구분하세요. 각 단계에는 행동 하나를 적고, 판단이 필요한 곳은 조건과 다음 행동을 함께 쓰세요. 규칙에 없는 삭제나 파일 이동은 추가하지 마세요. 실제 작업은 실행하지 말고 분류 결과와 적용한 규칙을 보여 주세요.
번호보다 조건의 순서를 봅니다
초안은 아래처럼 구성할 수 있습니다. 이 목록은 편집한 정답 예시이며 특정 AI 제품을 실행한 결과가 아닙니다. 처음에는 파일 하나씩 읽고 각 항목에 같은 순서를 적용합니다.
- 파일 목록에서 제목이 비어 있는지 확인합니다. 비어 있으면 확인 요청으로 기록하고 다음 파일로 넘어갑니다.
- 제목이 있는 파일의 상태를 확인합니다. 초안이면 보류로 기록하고 다음 파일로 넘어갑니다.
- 제목이 있고 검토 완료인 파일을 공유 후보로 기록합니다.
- 모든 파일을 살핀 뒤 원래 목록과 분류 목록을 대조합니다.
이 예시의 결과는 A가 공유 후보, B가 보류, C가 확인 요청입니다. C를 검토 완료라는 이유로 공유 후보에 넣었다면 조건의 우선순위를 놓친 것입니다. A와 B는 제목이 같아도 상태가 다르므로 하나로 합치지 않습니다. 공유 후보는 검토를 기다리는 분류일 뿐 실제 공유가 끝났다는 뜻도 아닙니다.
일부러 예외 하나를 넣어봅니다
이번에는 제목은 있지만 상태가 비어 있는 가상 파일 D를 추가하세요. 기존 규칙에는 이 경우의 처리 방법이 없습니다. AI가 임의로 검토 완료로 간주하면 절차가 조용히 바뀝니다. 이때는 어느 단계에서 판단이 막히는지 표시하게 하고, 사람이 새 규칙을 정해야 합니다.
연습용 추가 규칙으로 “상태가 없거나 정해진 값이 아니면 확인 요청으로 기록한다”를 정해볼 수 있습니다. 이 규칙을 상태 확인 단계에 반영하고 A부터 D까지 다시 따라가 보세요. D만 확인 요청에 추가되고 나머지 분류가 유지되는지 살핍니다. 예외를 넣었을 때 기존 항목까지 달라진다면 조건이 겹치거나 순서가 모호할 수 있습니다.
완료 기준으로 절차를 닫습니다
마지막에는 원래 파일 수와 분류된 항목 수가 같은지, 같은 파일이 두 분류에 들어가지는 않았는지 확인합니다. 연습에서 정한 종료 조건은 모든 항목에 분류와 이유가 있고, 판단할 수 없는 항목이 따로 보이는 상태입니다. 확인 요청이 남았는데도 모두 처리 완료라고 쓰지 마세요.
직접 만든 가상 목록으로 순서를 따라가며 막히는 지점을 표시해 보세요. AI에게는 그 지점의 조건이 겹치는지 검토하게 할 수 있습니다. 실제 업무에 옮길 때의 처리 권한과 예외 규칙은 담당자가 결정해야 합니다. 제품의 최신 기능보다 입력 조건과 판단 기준을 분명히 적는 연습에 집중하면 됩니다.
참고한 공개 문서
Google 문서 작성 지침의 Procedures에서 번호 있는 절차와 행동 단위 구성 원칙을 참고했습니다. Technical Writing One의 Lists and tables에서는 순서가 의미를 바꾸는 목록을 번호로 표현하는 원칙을 참고했습니다. 가상 파일과 예외 처리 연습은 자체 구성했습니다.
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